Materi Bab 5 (Trisna Septiani)

MEMASUKKAN DAN MENYUNTING DATA PADA EXCEL 2007

A. Tipe Data Masukan

Excel merngenal beberapa tipe data masukan, yaitu teks (label), angka (numeric), tanggal, waktu, rumus atau formula dan fungsi, berbagai macam data tersebut harus dimasukkan ke set atau sekelompok set yang kemudian membentuk suatu data dalam lembar kerja. Berikut ini adalah pembahasan mengenai prosedur memasukkan berbagai macam tipe data tersebut,

1.       Teks atau Label

Data tipe teks adalah kombinasi antara huruf, angka, spasi, dan tanda baca lain yang tidak dapat digunakan untuk operasi matematika. Setting standar atau default-nya teks akan otomatis ditempatkan dengan format rata kiri pada suatu sel.

Prosedur untuk memasukkan data tipe teks ke suatu sel adalah sebagai berikut,

a.       Klik penunjuk sel (cell pointer) pada posisi sel yang akan diisi data masukan.

b.      Ketik data yang diinginkan. Anda perhatikan pada saat data tersebut diketik, teks akan ditampilkan dalam sel tersebut dan pada Formula Bar (baris rumus).

c.       Tekan Enter, tab atau geser mouse untuk berpindah ke posisi sel lain. Teks yang diketikkan akan ditampilkan dalam sel dengan posisi rata kiri. Jika terdapat kesalahan dan akan dihapus, sebelum berpindah ke sel l;ain, tekan tobol Esc.

2.       Angka atau Numeric

Data tipe angka meliputi karakter angka 0 sampai 9, dan karakter khusus meliputi: + - ? . , ( ) dan %. Anda dapat memasukkan tanda tambah (plus), kurang (minus), bagi, tanda kurung untuk angka negative dan tanda persen ke dalam nilai yang dimasukkan. Sebagai contoh, Anda dapat memasukkan ½, -7, (7), 50% dapat ditampilkan dalam bentuk 50,0% dan sebagainya.

Prosedur untuk memasukkan data tipe angka sebagai berikut,

a.       Klik mouse pada posisi sel anda saat akan memasukkan data angka

b.      Ketik angka, untuk angka negative diwali dengan tanda – (kurang) atau diapit dengan tanda kurung ( ).

c.       Ekan Enter, default format angka ditempatkan rata kanan (algn right).

 Tulisan kombinasi antara teks dan angka akan dianggap sebagai teks. Untuk penulisan angka pecahan (fraction) harus diawali dengan angka 0 (nol), jika tidak, akan dianggap sebagai tanggal. Perhatikan penulisan angka pada alamat sel B4 dan B5.

1.       Tanggal dan Waktu

Ketika anda memasukkan suatu tanggal menggunakan suatu format, misalkan 8-8-01, Excel mengubah tanggal menjadi suatu angka yang menyatakan jumlah hari yang ke …, dari tanggal 1 Januari 1930. Tampilan data 8-8-01 yang diketik dapat ditampilkan secara otomatis oleh Excel menjadi 08/08/01 atau format lain. Anda dapat menetapkan tampilan tanggal dan atau waktu pada suatu sel atau beberapa sel dengan memilih format yang sudah tersedia.

Prosedur untuk memasukkan data tipe tanggal ke dalam area lembar kerja sebagai berikut,

a.       Klik mouse pada posisi sel untuk menempatkan data tanggal atau waktu.

b.      Ketik tanggal dan atau waktu dalam format yang ingin anda tampilkan menggunakan tanda hubung kurang (-) atau garis miring (/), misalkan 10 Maret 2007 jan 20:15 dapat diketik dengan format 10/03/07 20:15, 10-03-07 20:15 atau 03/10/07 20:15 – tergantung setting pada computer.

c.       Tekan tombol Enter untuk mengakhiri data masukan

B.      Entri Data Berurutan

Terkadang dalam lembar kerja, perlu dilengkapi dengan data berurutan, misalnya nomor urut, tanggal berurutan, dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data berurutan (rangkaian data), misalnya nomor urut, gunakan cara berikut

1.       Klik sel A2, kemudian ketik angka 1

2.       Klik sel A3, kemudian ketik angka 2

3.       Sorot range A2 : A3 

4.       Tempatkan mouse pointer dipojok kanan bawah dari range tersebut, sehingga membentuk symbol +.

Perhatikan tampilan disamping

5. Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga sel akhir, misalnya sampai A6.

1.       Lepaskan tombol mouse dan hasilnya terlihat sebagai berikut,

Selain cara tersebut diatas, membuat nomor urut juga dilakukan dengan cara berikut,

1.       Klik sel A2, kemudian ketik angka 1.

2.       Tempatkan  mouse pointer di pojok kanan bawah pada sel A2 tersebut, sehingga membentuk symbol plus +.

3.       Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepas.

4.       Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga sel akhir, yaitu sampai ke A6.

Formula atau rumus tentu saja dapat sigunakan untuk membuat entri data berurutan. Cara yang digunakan adalah sebagai berikut,

1.       Klik sel A2, kemudian ketik angka 1.

2.       Klik sel A3.

3.       Ketik = (symbol sama dengan).

4.       Klik sel A2, kemdian ketik +1, sehingga dilayar terlihat formula = A2+1.

5.       Tekan tombol Enter atau klik ikon Enter pada Formula Bar.

6.       Tempatkan mouse pointer di pojok kanan bawah pada sel A3 dan akan terlihat symbol plus hitam (+).

7.       Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga sel akhir, yaitu sampai sel A6.

8.       Lepaskan tombol mouse dan hasilnya akan terlihat seperti gambar diatas.

Apabila Anda akan membuat data tanggal berurutan gunakan cara berikut,

1.       Klik sel tertentu sesuai keinginan, misalnya A1.

2.       Ketik data awal tanggal, misalnya 1/5/10 untuk tanggal 1 Mei 2010.

3.       Tempatkan mouse pointer di pojok kanan bawah pada sel A1, sehingga membentuk simbol (+).

1.       Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga sel akhir yaitu sampai sel A10.  

C. Memilih Data

Memilih atau menyorot data adalah salah satu langkah awal sebelum melakukan proses copy, memindahkan data atau format data. Cara yang digunakan untuk memilih data adalah sebagai berikut,

1.       Klik sel awal, misalnya A1.

2.       Tekan tombol shift dan jangan dilepas.

3.       Klik sel akhir, misalnya E6.

Selain itu, anda dapat menggunakan cara berikut,

1.       Klik sel awal misalnya A1.

2.       Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga akhir yang diinginkan, misalnya E6.

3.       Lepaskan tombol mouse tersebut.

Perhatikan gambar di samping.

D. Hapus Data atau Format Data

Untuk mengapus data pada lembar kerja, gunakan cara berikut,

1.       Pilih atau sorot data yang akan dihapus, misalnya klik range E2 : E6

2.       Tekan tombol DELETE / DEL pada keyboard.

3.       Data yang anda pilih atau sorot (range E2 : E6) akan terhapus.

Selain dengan cara tersebut diatas, menghapus data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut,

1.       Pilih atau sorot data yang akan dihapus, misalnya klik range E2 : E6.

2.       Pilih tab Home dan dalam group Editing, klik tombol Clear.

3.       Klik salah satu pilihan penghapusan sesuai keinginan, misalnya Clear All untuk menghapus data beserta formatnya.

Perhatikan gambar berikut.

1.      Selain pilihan tersebut, anda dapat memilih pilihan berikut,

a.      Clear Format digunakan untuk menghapus format pada sel atau range yang dipilih.

b.      Clear Contents atau ekan tombol Del, digunakan untuk mengapus data.

c.       Clear Coments digunakan untuk menghapus catatan atau comment pada suatu sel.

E. Memindahkan Data

Untuk memindahkan data ke tempat lain, baik dalam satu sheet maupun pada sheet atau buku kerja lain gunakan cara berikut,

1.       Pilih atau sorot data yang akan dipindahkan, mislanya klik range E2 : E6.

2.       Pada tab Home dan dalam group Clipboard, klik icon Cut atau tekan tombol Ctrl+X.

Pindahkan petunjuk sel (mouse pointer) pada sel lain sesuai keinginan, misalnya pada sel A8.

1.       Pada tab Home dan dalam grup Clipboard klik icon Paste atau tekan Ctrl+V.

Selain dengan perintah tersebut diatas, memindahkan data dapat dilakukan dengan cara berikut,

1.       Sorot atau pilih data yang akan dipindahkan, misalnya range A8 : E13.

2.       Tempatkan penunjuk mouse ditepi (border) sel atau range yang anda pilih sebelumnya dan penunjuk mouse akan diperlihatkan dalam bentuk tanda panah empat arah.

3.       Klik dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) pada alamat sel yang diinginkan misalnya sel A2.

c.       Klik tombol kiri mouse dan jangan dilepas, kemudian geser (drag) hingga posisi baru yaitu pada sel H2.

 

4.     Setelah berada pada sel A2, lepaskan tombol mouse tersebut.

F.Duplikat Data

Untuk memperbanyak data, baik pada sheet yang sama maupun pada sheet atau buku kerja lain, dapat dibedakan menjadi dua bagian,

1.      Duplikat Data ke Tempat Lain

Apabila anda akan menduplikasi atau meng-copy data ke tempat atau sel lain, maka gunakan cara berikut,

a.       Sorot atau pilih data yang diduplikat atau dicopy misalnya range A2 : A7

b.      Pada tab Home dalam group Clipboard, klik icon Copy atau tekan tombol Ctrl+C.

c.       Tempatkan penunjuk sel (cell pointer) pada posisi baru sesuai keinginan misalnya klik sel H2.

d.      Pada tab Home dan dalam Group Clipboard, klik ikon paste atau tekan tombol Ctrl + V atau tekan tombol Shift + Insert.

Selain dengan cara tersebut, proses duplikasi atau copy dapat juga anda lakukan dengan kombinasi Ctrl + Drag. Cara yang digunakan sebagai berikut,

a.       Sorot atau pilih data yang akan diduplikat atau dicopy misalnya A2 : E7.

b.      Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepas.

d.      Setelah sampai pada sel H3, lepaskan tombol kiri mouse, kemudian lepaskan tombol Ctrl.

2.      Menyalin Format dengan Format Painter

Untuk meng-copy atau menduplikat format yang terdapat pada data, gunakan cara berikut,

a.       Sorot atau pilih data yang formatnya akan dicopy atau diduplikat, misalnya range   A2 : E7.

b.      Pada tab Home dan dalam group Clipboard, klik Format painter.

c.       Klik sel H2

Perhatikan gambar berikut,

A. Membuat Range atau Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam group atau kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin mengubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin mengubah rumus beberapa kolom dan (atau) baris, copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan (atau) baris, dan lain – lain. Dalam kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range atau blok sel untuk memudahkan kerja. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2 :E7.

 

Range atau blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara,

1.      Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

a.       Tempatkan penunjuk sel di awal range atau bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat gambar sebelumnya).

b.      Sambil menekan shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

2.      Membuat Range Menggunakan Mouse

a.       Klik sel awal ranmge, yaitu B2. Pointer atau penunjuk mouse harus berada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat gambar sebelumnya).

b.      Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.